E’ possibile comunicare in privato con il Dirigente Scolastico? Il protocollo riservato

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  di Katjuscia Pitino  Orizzonte Scuola,  30.10.2014.  

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Protocollo riservato del dirigente scolastico: risulta ancora vigente? Come deve comportarsi in ambito scolastico, qualsiasi soggetto interno od esterno alla pubblica amministrazione, sia esso docente, ata o genitore, che abbia necessità di riferire in modo riservato talune questioni private al dirigente scolastico?

Qual è lo strumento che si può adottare per relazionare all’amministrazione un episodio o un evento nella piena salvaguardia del diritto alla riservatezza?

Il dispositivo che permette di notificare documenti la cui natura è ritenuta non ostensibile a terzi è il protocollo riservato o particolare del dirigente scolastico; ab initio, di quest’ultimo se ne trova traccia negli articoli 11 e 85 del R.D. n.965 del 1924, a tutt’oggi ancora vigente, benché il D.L. n.112 del 2008 ne avesse previsto l’abrogazione ai sensi del combinato disposto dell’art. 24 e del n. 224 dell’allegato A.

L’articolo 11 così recita “il preside conserva personalmente le carte di carattere riservato registrandole in apposita rubrica”. Il comma 7 dell’art.85 sottolinea che è responsabilità del preside tenere in ordine il “protocollo generale per tutti gli atti di ufficio, salvo quanto è prescritto nell’art. 11 per gli atti di carattere riservato”.

In seguito, sul protocollo dei documenti amministrativi, è intervento il D.P.R. n.428 del 1998 “Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche”, decreto abrogato dall’ art.77, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 444 e dall’art. 77, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. In specie l’art.53 del decreto n.445 dà indicazioni operative sulla registrazione del protocollo a cura delle pubbliche amministrazioni.

Dalla sua lettura si evince un aspetto essenziale che dovrebbe eliminare a priori fastidiosi comportamenti esternati da determinate amministrazioni che si rifiutano di rilasciare seduta stante il protocollo dei documenti presentati, prima dell’avvenuta presa visione da parte del dirigente scolastico. Infatti il comma 2 dell’art.53 chiarisce che “il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno”. Onde se ne ricava che il protocollo, se non immediatamente, va comunque rilasciato nell’arco della giornata in cui esso è richiesto, non potendo l’amministrazione eludere tale adempimento.

Successivamente il D.P.C.M del 31 ottobre 2000 ha fornito “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428”, anche se tale provvedimento ha cessato di avere efficacia, con il D.P.C.M. del 31 dicembre del 2000 che al Titolo II, rubricato “sistema di protocollo informatico” ne ha definito le regole tecniche. Con il successivo D.P.C.M. del 3 dicembre 2013, sono state ridefinite le regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”, pertanto il D.P.C.M. del 2000 è stato anch’esso abrogato.
Il comma 5 dell’art.7 del D.P.C.M del 3 dicembre 2013, a proposito del protocollo informatico, ribadisce che “il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto”.

L’introduzione della posta certificata, attraverso l’art.48 del D.Lgs. n.82 del 2005, modificato dall’art. 33, comma 1, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235, permette a qualsiasi utente di ricevere contestualmente all’invio di documenti, anche un protocollo attestante la ricezione da parte dell’amministrazione. Quindi la PEC può tranquillamente ovviare al rilascio di un protocollo con lo stesso valore di una raccomandata cartacea con avviso di ricevimento, a cui è possibile quindi ricorrere, in extremis, qualora l’ufficio di segreteria si rifiuti di rilasciare il protocollo richiesto.

Tuttavia benché l’avvento del protocollo informatico abbia soppiantato altro genere di protocolli, l’esistenza del protocollo riservato o particolare non ha cessato di esistere, tant’è che secondo quanto disposto nel Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio delle pubbliche amministrazioni, risalente al febbraio 2006, elaborato dal CNIPA, il protocollo riservato o particolare è ancora previsto, potendo rientrare nei tipi della “Corrispondenza personale o riservata” (§ 10.8.18 pag.82), imponendo dunque all’amministrazione di ricevere tale corrispondenza, di consegnarla al destinatario, il quale, dopo, averne preso visione, se reputa che il documento debba essere protocollato, ne dispone la registrazione.

Senza dubbio esso permette all’utente che lo utilizza di dare contezza all’amministrazione di fatti privati e di vicende riguardanti altre persone, senza che sia leso il diritto alla riservatezza del soggetto referente. Pertanto il richiedente che ne voglia far uso dovrà scrivere sulla busta chiusa, contenente il documento per cui si richiede il protocollo riservato, la seguente dicitura: “al protocollo riservato del dirigente scolastico”, indicando anche in modo sintetico l’oggetto del documento presentato.

Al contrario, il personale di segreteria, persona di fiducia ed incaricato alla ricezione, avrà cura di apporre sulla busta la protocollazione, produrne contestualmente fotocopia, rilasciando quest’ultima al consegnatario per ricevuta.

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