La dematerializzazione in ambito scolastico: firme elettroniche e firma digitale. Entro il 12 dicembre “addio” al cartaceo

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Orizzonte Scuola, 11.11.2016 

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– Perché la dematerializzazione è importante anche in ambito scolastico? E, soprattutto, quali sono i vantaggi?

Il traguardo raggiunto dopo un lungo percorso racchiude una serie di vantaggi, soprattutto in ambito amministrativo: dati coerenti, raggiungibili che non vengono duplicati, razionalizzazione delle risorse strumentali(consumo di carta, di inchiostro, ecc.), comunicazioni immediate ed efficaci, ottimizzazione delle risorse umane a disposizione con la conseguenza di un’attività lavorativa più efficiente ed efficace.

Ma cosa vuol dire applicare la dematerializzazione alla realtà scolastica?

Applicarla significa occuparsi di una molteplicità di temi: il protocollo informatico, la conservazione digitale dei documenti, il registro elettronico, il portfolio elettronico dello studente, la firma digitale, ecc. Dematerializzazione non vuol dire soltanto dotarsi e utilizzare strumenti informatici, ma significa soprattutto rivedere i processi, i flussi di lavoro e le diverse attività.

Il traguardo di questo lungo percorso, durato 16 anni, porterà ad un nuovo volto dell’attività e dei servizi della pubblica amministrazione e di tutte quelle risorse umane che lavorando alacremente ci hanno creduto e hanno fermamente voluto questo processo di cambiamento.

Scendiamo nel dettaglio
Il decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 – TUDA (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), il successivo decreto legislativo n. 82/2005 – CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), i vari decreti della Presidenza del Consiglio dei Ministri che si sono succeduti negli ultimi anni, offrono una panoramica a trecentosessanta gradi intorno a una questione di rilevante importanza per tutti coloro i quali operano nella Pubblica Amministrazione e per gli operatori dell’Amministrazione Scolastica.

Il tutto si racchiude in un’unica parola “Dematerializzazione”, che rientra come finalità, anche in quella del “controllo di regolarità amministrativa e contabile sui documenti amministrativi informatici”.

Il 10 agosto scorso il Consiglio dei Ministri ha posticipato dal 12 agosto al 12 dicembre 2016 il termine ultimo entro cui tutta la Pubblica Amministrazione dovrà dire “addio” al cartaceo, al cosiddetto “analogico”.

Pertanto non sarà più possibile produrre e trasmettere atti cartacei tra uffici delle pubbliche amministrazioni. Sarà necessario gestire tutti i documenti in modalità digitale e non per ultimo la “firma”.

Nel dettaglio, non tralasciando di distinguere tra firme elettroniche e firma digitale, le 4 tipologie di firma definite nel CAD:

  1. La firma elettronica (art. 1, c. 1, lett. q) è l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica. La firma elettronica quindi può consistere semplicemente nell’inserimento di una User Id e di una Password, serve pertanto ad autenticare e non a sottoscrivere. Ad esempio l’accesso che ciascun operatore effettua al registro di protocollo informatico o alla posta elettronica ordinaria – PEO, si può considerare una firma elettronica.
  2. La firma elettronica avanzata (art. 1, c. 1, lett. q bis) è legata al documento, tant’è che se il documento viene modificato è nella firma stessa che viene segnalata tale manomissione, poiché la firma non corrisponde più a quel documento. Viene definita nel CAD come “l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”.
  3. La firma elettronica qualificata (art. 1, c. 1, lett. r) è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.
  4. La firma digitale (art. 1, c. 1, lett.s) è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

La firma digitale è l’equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta. Il suo scopo è permettere lo scambio di documenti in rete con piena validità legale, garantendo l’integrità, l’autenticità e la non ripudiabilità del documento elettronico sulla quale è apposta.

Possono dotarsi di firma digitale tutte le persone fisiche: cittadini, amministratori e dipendenti di Società e Pubbliche Amministrazioni. Per farlo è necessario rivolgersi ai certificatori accreditati,  soggetti autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale – AgID al rilascio di dispositivi per la firma digitale dei documenti informatici, che garantiscono l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale attraverso un processo di riconoscimento; questo è un requisito fondamentale.

La crittografia serve a cifrare il documento e quindi a renderlo non intellegibile a chi non possiede gli strumenti per decifrarlo (ovvero la chiave pubblica asimmetrica a quella privata) e a certificare l’autenticità (provenienza di chi afferma di esserne l’autore) e l’integrità (quindi la non manomissione) di quel documento sottoscritto.

La firma digitale, pertanto, per garantire i requisiti richiesti dalla normativa deve essere basata su un certificato di firma qualificato e certificato, cioè rilasciato dal certificatore che compie un’operazione d’identificazione con il soggetto richiedente la firma digitale.

Dott.ssa Francesca Amato
Funzionario USR Calabria
Responsabile Vicario GE.DOC.

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