Gilda degli insegnanti di Venezia, 4.7.2026.

Collegi docenti e riunioni on line: tre pilastri fondamentali, organizzazione, vincoli e norme. 

Il 24 giugno 2026 il confronto tra l’Amministrazione e le principali Organizzazioni ha definito i criteri per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali ai sensi delle lettere a) e b) del comma 3 dell’articolo 44 del CCNL 2019/2021

L’accordo si concentra esclusivamente sulle attività collegiali che rivestono carattere deliberativo poiché solo queste rientrano nel perimetro del nuovo protocollo digitale.

Il percorso che ogni scuola dovrà rispettare si articola in tre pilastri fondamentali:

• Regolamentazione interna: modifica del Regolamento di Istituto.
• Tecnologia certificata: adozione di sistemi di voto online conformi all’Allegato tecnico.
• Coerenza organizzativa: valutazione della compatibilità delle modalità di svolgimento (preferibilmente lavoro agile) con le esigenze dell’istituzione scolastica.

L’orientamento applicativo dell’ARAN (id. 31472) funge da guida in questo processo, e precisa che, sebbene lo strumento del lavoro agile sia spesso il più compatibile, la scelta finale spetta all’istituzione scolastica, purché tale scelta sia sempre mirata a preservare la partecipazione e la regolarità procedurale.

Le attività interessate comprendono:

• Attività del Collegio dei docenti: inclusa la programmazione, la verifica di inizio e fine anno, le sessioni informative alle famiglie circa i risultati degli scrutini (trimestrali, quadrimestrali e finali) e l’andamento delle attività educative nelle scuole dell’infanzia.
• Attività dei Consigli di classe, di interclasse e di intersezione.
• Gruppi di lavoro.

Le istituzioni scolastiche devono operare una distinzione netta tra le sessioni informative o di semplice discussione e le sedute con votazione o delibera con una modifica dei Regolamenti di Istituto per disciplinare esplicitamente le modalità di svolgimento a distanza.

Zoom o Meet da soli non bastano

Il cuore tecnico della nuova disciplina riguarda gli strumenti. Una normale piattaforma di videoconferenza serve a vedersi e parlarsi, ma da sola non garantisce ciò che una delibera richiede. L’allegato tecnico ministeriale chiede infatti che il sistema utilizzato assicuri, in sintesi:

• identificazione univoca dei partecipanti, così che chi vota sia davvero l’avente diritto;
• separazione dei ruoli (presidente, segretario) e gestione ordinata delle presenze;
• voto sia palese sia segreto, con espressione personale, riservata e verificabile;
• verbalizzazione strutturata e conservazione dei documenti a norma;
• protezione dei dati personali secondo il GDPR, con la relativa documentazione tecnica del fornitore.

Identificazione certa dei partecipanti

Uno degli aspetti centrali riguarda l’identificazione degli utenti. Le soluzioni adottate devono consentire di associare in modo univoco ogni accesso al soggetto avente diritto a partecipare e votare.

Le credenziali non dovranno essere condivise o impersonali e il sistema dovrà impedire accessi non autorizzati o fenomeni di impersonificazione.

È inoltre prevista una distinzione chiara dei ruoli, ad esempio presidente, segretario e componenti dell’organo collegiale, in modo che ciascun utente possa accedere solo alle funzionalità necessarie.

Verbali digitali e conservazione degli atti

Le attività collegiali svolte a distanza dovranno essere documentate attraverso verbali digitali, registrazioni degli esiti di voto ed evidenze delle operazioni svolte.

I documenti dovranno essere immodificabili, completi e associati ai metadati necessari a garantirne autenticità, integrità e contestualizzazione.

Anche la conservazione dovrà rispettare le Linee guida AgID, assicurando nel tempo leggibilità, reperibilità, autenticità e integrità dei documenti.

Organizzazione, malfunzionamenti e responsabilità delle scuole

La scelta della modalità di lavoro a distanza deve essere:

• Correlata alla compatibilità con il funzionamento dell’organizzazione scolastica.
• Rispondente alle necessità di garantire la partecipazione effettiva di tutti i componenti.

Le istituzioni scolastiche devono adottare sistemi di voto online certificati che soddisfino precisi standard di “sicurezza, integrità e trasparenza” che soddisfino determinati requisiti tecnico-organizzativi.
Ogni seduta deliberativa a distanza deve essere supportata da un’infrastruttura digitale idonea, dettagliata nell’Allegato tecnico ministeriale.

Le istituzioni scolastiche dovranno prevedere anche procedure per la gestione di eventuali malfunzionamenti, compresa la possibilità di sospendere le operazioni di voto e, se necessario, ripeterle.

Dovranno inoltre essere individuate le figure responsabili della conduzione della seduta e della verbalizzazione, nel rispetto delle funzioni tipiche degli organi collegiali.

Prima di adottare le soluzioni digitali, le scuole saranno tenute a verificarne la conformità ai requisiti dell’allegato tecnico, acquisendo documentazione tecnica idonea e una dichiarazione di conformità da parte del fornitore o del partner tecnologico.

Voto palese e voto segreto: garanzie diverse

Nel caso di voto palese, il sistema deve garantire la tracciabilità del voto e l’associazione tra votante e scelta espressa. I risultati devono poter essere documentati, verbalizzati e conservati.

Più complessa la disciplina del voto a scrutinio segreto. In questo caso l’allegato tecnico richiede una separazione effettiva tra identità del votante e voto espresso, un anonimato reale e non reversibile, e l’impossibilità per amministratori, fornitori o altri soggetti di risalire al voto individuale.

Non sono quindi sufficienti strumenti che dichiarano l’anonimato senza garantirlo tecnicamente. Particolare attenzione deve essere posta anche ai metadati, come log e timestamp, che non devono consentire la re-identificazione del votante.

Vincoli

Condizioni necessarie affinché la seduta sia valida e la delibera possa essere considerata legittima:

• Carattere personale del voto: deve essere garantita l’univocità dell’espressione del voto, assicurando che sia espresso esclusivamente dall’avente diritto.
• Trasparenza e verificabilità: l’intero processo deve essere tracciabile e verificabile in ogni sua fase, secondo criteri oggettivi di sicurezza.
• Protezione dei dati personali: il trattamento delle informazioni deve avvenire in totale conformità con le normative vigenti sulla privacy, basandosi sulle indicazioni specifiche fornite dall’Allegato tecnico.
• Integrità della procedura: il sistema deve prevenire manipolazioni o alterazioni del risultato finale, garantendo la correttezza dell’espressione della volontà collegiale.

Sicurezza informatica e piattaforme cloud

Le soluzioni adottate dovranno essere conformi alle Linee guida AgID in materia di sicurezza ICT.

Tra le misure richieste rientrano la cifratura dei dati, la protezione da vulnerabilità note, gli aggiornamenti periodici, il monitoraggio degli accessi, sistemi di audit, backup, procedure di ripristino e gestione degli incidenti di sicurezza.

Nel caso di piattaforme cloud o servizi di terze parti, le scuole dovranno verificare la localizzazione dei dati, le modalità di trattamento, le misure di sicurezza dichiarate dal fornitore e la conformità alla normativa europea e nazionale.

NORMATIVA

Le nuove regole per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali deliberative trovano fondamento in una serie coordinata di fonti contrattuali e normative.

1. CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021 (18 gennaio 2024)

È la fonte principale.

L’articolo 44, comma 6, prevede che:

• il Regolamento di Istituto possa consentire lo svolgimento a distanza:
  • delle due ore di programmazione della scuola primaria (art. 43, comma 5);
  • delle attività collegiali di cui all’art. 44, comma 3, lettere a) e b) prive di carattere deliberativo;
• le attività deliberative possano svolgersi online solo sulla base dei criteri definiti dal MIM, previo confronto sindacale previsto dall’art. 30, comma 9, lett. a).

2. Art. 44, comma 3, lettere a) e b) del CCNL

Le attività interessate sono:

• Collegio dei docenti;
• attività di programmazione;
• consigli di classe, interclasse e intersezione;
• gruppi di lavoro previsti dal Piano annuale delle attività.

Sono proprio queste attività che possono essere svolte da remoto secondo le nuove regole.

3. Art. 30, comma 9, lettera a) del CCNL

È la disposizione che impone il confronto tra Ministero e Organizzazioni sindacali prima della definizione dei criteri applicativi.

Proprio in attuazione di questa norma si è svolto il confronto conclusosi il 24 giugno 2026.

4. Nota MIM 3083 del 30 giugno 2026

È l’atto che rende operative le previsioni del CCNL.

Stabilisce che:

• le scuole possono modificare il Regolamento d’Istituto;
• le sedute deliberative possono svolgersi online;
• devono essere utilizzati sistemi di voto certificati;
• devono essere garantiti:
  • identificazione certa del votante;
  • unicità del voto;
  • sicurezza;
  • integrità;
  • trasparenza;
  • tracciabilità;
  • protezione dei dati personali;
• è previsto un Allegato tecnico con i requisiti dell’infrastruttura digitale.

5. Orientamento applicativo ARAN n. 31472

L’ARAN chiarisce che:

• lo svolgimento delle attività collegiali a distanza rientra normalmente nelle modalità di lavoro agile previste dal Titolo III del CCNL;
• la scelta della modalità organizzativa spetta alla singola istituzione scolastica;
• tale scelta deve garantire il buon funzionamento della scuola e la piena partecipazione dei componenti.

6. Normativa sulla protezione dei dati personali

Le piattaforme utilizzate devono rispettare:

• il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR);
• il D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

Quadro sintetico delle fonti