Le riunioni degli organi collegiali della Scuola, che in seguito alla progressiva attuazione dell’autonomia sono diventate sempre più necessarie e numerose, potrebbero svolgersi secondo modalità differenti da quelle attuali, ovvero in modalità telematica.

Le riunioni “telematiche” si fondano sul fatto che uno o più partecipanti non sono presenti fisicamente ma telematicamente, in video conferenza o tramite software, che permettono lo scambio di dati e documenti e conversazioni tra due o più utenti connessi a Internet.

Alla luce della normativa vigente e delle esperienze realizzate da diverse Università italiane, le riunioni del Consiglio di Circolo/Istituto, del Collegio dei docenti e dei Consigli di classe sembrano potersi svolgere anch’esse in modalità telematica.

È chiaro che, a seconda delle delibere che l’organo deve effettuare, non tutte le riunioni possono svolgersi secondo tale modalità (pensiamo ad esempio agli scrutini di primo e secondo quadrimestre di un consiglio di classe).

Il riferimento normativo è il D.lg. n. 85/2005, Codice dell’amministrazione digitale, in particolare gli articoli 4 e 12, dall’interpretazione dei quali discende la possibilità di svolgere le riunioni degli organi suddetti in via telematica.

Il comma 1 dell’art. 4 del detto decreto legislativo prevede che la partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti amministrativi sono esercitabili mediante l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

L’articolo 12 dello stesso decreto al comma 1 prevede che le pubbliche amministrazioni nell’organizzare autonomamente la propria attività utilizzano le tecnologie dell’informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione; al comma 2 prevede che le pubbliche amministrazioni adottano le tecnologie dell’informazione e della comunicazione nei rapporti interni…

Il Codice dell’amministrazione digitale, dunque, prevede l’uso delle nuove tecnologie per organizzare l’attività amministrativa e renderla efficiente, trasparente ed economica, per facilitare le comunicazione interne e la partecipazione ai vari procedimenti propri dell’amministrazione.

Il Consiglio di Circolo/Istituto, il Collegio dei docenti e i Consigli di classe, essendo parte integrante dell’organizzazione dell’Istituzione scolastica, quindi di un’amministrazione pubblica ai sensi del decreto legislativo n. 165/01, potrebbero svolgersi tramite l’uso delle nuove tecnologie, previsto appunto dal D.lg. n. 82/2005.

La procedura (atto di convocazione, seduta: accertamento della regolarità della convocazione, della verifica del numero legale, discussione, formalizzazione di proposte, votazione delle proposte, delibere e verbalizzazione) deve essere disciplinata nel regolamento dell’organo interessato, in modo da rispettare quelli che sono i passaggi formali dell’attività collegiale.

La modalità telematica per lo svolgimento delle riunioni degli organi collegiali è stata adottata da diverse Università italiane, tra cui ricordiamo a titolo esemplificativo l’Università di Siena e la Bicocca di Milano.

Le Università summenzionate hanno disciplinato il ricorso alla modalità telematica per le riunioni degli organi collegiali (Senato Accademico, Consiglio di Amministrazione…) in un apposito regolamento, che descrive dettagliatamente la procedura da seguire (dalla convocazione dell’assemblea alla stesura del verbale).

Regolamento sedute telematiche Università di Siena e Università Bicocca di Milano.

I due regolamenti, oltre alla descrizione dettagliata della procedura tramite cui si svolgono le riunioni degli organi collegiali in questione, prevedono che uno o più componenti dell’organo, che deve riunirsi, partecipino a distanza e che ci siano i requisiti tecnici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale e il collegamento simultaneo.

Riguardo al voto di ciascun componente, leggiamo nel regolamento dell’Università Bicocca di Milano che si deve votare per alzata di mano o nominalmente e sono escluse modalità di voto tramite l’uso della posta elettronica. Nel caso in cui sia necessaria una votazione segreta, i componenti collegati in video conferenza non votano e si considerano assenti giustificati.

Dall’analisi dei due Regolamenti, e di altri reperibili in rete, si evince chiaramente che le riunioni in modalità telematica debbono essere rigorosamente disciplinate per evitare che vengano annullate le delibere effettuate e contestate le stesse modalità di svolgimento.

Le Istituzioni scolastiche, considerando quanto sopra descritto, potrebbero seguire l’esempio delle Università, perseguendo i sopra descritti obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione.