Il verbale negli organi collegiali: perché bisogna farlo? Cosa inserire e cosa evitare? Gli ordini del giorno.
La Circolare Ministeriale n. 105/16.04.1975 stabilisce, all’articolo 1, le disposizioni generali per il funzionamento degli organi collegiali, prevedendo che ogni seduta debba essere accompagnata dalla redazione di un verbale, firmato dal presidente e dal segretario, e trascritto su un registro a pagine numerate.
L’articolo 13 della stessa circolare dispone inoltre che i verbali e gli atti preparatori siano depositati presso l’ufficio di segreteria dell’istituto e possano essere consultati da chiunque ne faccia richiesta per il periodo previsto.
Cos’è un verbale?
Il verbale è la registrazione ufficiale, in forma scritta, degli argomenti trattati e delle decisioni prese durante una riunione di un organo collegiale. Il compito della redazione può essere assegnato a qualsiasi componente dell’organo, ma nella maggior parte dei casi è il segretario.
Il verbale ha una funzione documentale e legale, essendo lo strumento attraverso cui vengono formalizzate e archiviate le deliberazioni dell’organo. Questo assume particolare rilevanza nel caso in cui le decisioni prese siano successivamente messe in discussione.
Come si redige un verbale?
È fondamentale, innanzitutto, che il verbale non alteri il senso degli interventi o delle deliberazioni. Una volta stilato, è buona prassi che il verbale venga condiviso con i componenti dell’organo per una lettura attenta prima dell’approvazione, che di norma avviene in una riunione successiva. Esistono tuttavia casi in cui si procede all’approvazione immediata (seduta stante), che richiede una stesura accurata e una proiezione del testo durante la riunione per facilitarne la verifica.
Elementi essenziali del verbale
Un verbale di riunione deve includere:
- Data e ora della riunione;
- Luogo dell’incontro;
- Elenco dei partecipanti e degli assenti, specificando eventuali giustificazioni;
- Presidente della seduta;
- Estremi della convocazione, per verificare il rispetto delle tempistiche regolamentari;
- Ordine del giorno, con eventuali integrazioni;
- Modifiche o correzioni al verbale precedente;
- Comunicazioni del presidente;
- Documenti distribuiti durante la riunione, allegandone copia;
- Decisioni prese e relative motivazioni;
- Risultati delle votazioni, indicando la modalità di scrutinio e l’eventuale presenza di una commissione elettorale;
- Azioni da intraprendere, scadenze e responsabili;
- Nuove questioni discusse;
- Punti all’ordine del giorno non trattati.
Cosa evitare nel verbale
Per garantire un testo chiaro e imparziale, è consigliabile evitare:
- Descrizioni eccessivamente dettagliate;
- Opinioni o giudizi personali;
- Aggettivi e avverbi superflui.
L’ordine del giorno e le eccezioni
L’ordine del giorno è definito e fissato dal presidente e vincola le deliberazioni dell’organo collegiale. Esiste tuttavia un’eccezione, come stabilito dalla Sezione V del Consiglio di Stato nella decisione n. 679 del 14/07/1970: una materia non presente nell’ordine del giorno può essere discussa e deliberata solo se tutti i componenti dell’organo – non solo i presenti – sono d’accordo.
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Il verbale negli organi collegiali ultima modifica: 2025-02-14T13:42:43+01:00 da
