Come e quanto si devono conservare le prove scritte svolte in un anno scolastico

di Aldo Domenico Ficara, Regolarità e Trasparenza nella Scuola, 21.3.2017

– Gli elaborati scritti degli alunni sono a tutti gli effetti atti amministrativi, e pertanto ai sensi della Legge n.241 del 1990, sono soggetti all’accesso formale o informale da parte chiunque ne abbia interesse, in particolar modo dai genitori che possono chiederne la visione e la copia.

Ai sensi dell’art.28 del D.Lgs. n.196 del 2003, il titolare del trattamento è la scuola che esercita tale titolarità attraverso il dirigente scolastico, il quale per la funzione conferitagli di rappresentante legale ex art.25 comma 2 del D.Lgs. n.165 del 2001, ha il dovere di predisporre tutte le misure necessarie affinché gli atti prodotti dall’istituzione scolastica (comprese le prove scritte svolte dagli studenti durante l’intero anno scolastico), nell’esercizio del pubblico servizio, siano custoditi nei modi opportuni, stabiliti dalla normativa vigente, e siano a completa disposizione per eventuali accessi amministrativi. Da osservare che gli elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche (esclusi quelli prodotti per gli esami di Stato) devono essere archiviati e conservati per almeno un anno.

La conservazione, previa archiviazione è invece illimitata per gli analoghi documenti relativi alle prove degli esami di Stato. Non di meno, l’eventuale scarto (distruzione) di qualsivoglia documento di interesse rilevante, prima di essere effettuato, deve essere regolarmente autorizzato dalla Soprintendenza archivistica competente per territorio.

Tali obblighi derivano dal conferimento alle istituzioni scolastiche della personalità giuridica, disposta per effetto dell’entrata in vigore del decreto del Presidente della repubblica 275/99. A seguito del conferimento di questo status in capo alle istituzioni scolastiche rilevano, infatti, in capo alle medesime gli obblighi validi per tutti gli enti pubblici, previsti dal decreto legislativo 29 ottobre 1999 n.490, pubblicato in Gazzetta Ufficiale 27/12/1999.

.