Esami di Stato del primo Ciclo: come gestire le assenze dei docenti commissari

In questi giorni stanno prendendo il via in tutta Italia gli Esami di Stato della scuola secondaria di primo grado: si tratta di un momento importante che richiede una macchina organizzativa perfetta. Ciascuna istituzione scolastica costituisce una Commissione d’esame formata da tutti i docenti delle classi terze a cui sono affidate le materie d’insegnamento ordinario, inclusi gli insegnanti di sostegno, di religione cattolica e di strumento musicale. La Commissione è presieduta dal Dirigente Scolastico (o da un suo collaboratore delegato in caso di reggenza, impedimento o impegno del DS negli esami di Maturità) e si articola in Sottocommissioni per ogni singola classe terza. Una delle problematiche più frequenti riguarda la gestione di un’improvvisa assenza di un componente della commissione. Di seguito viene illustrato cosa prevede la normativa in merito.

Se un docente comunica l’impossibilità di partecipare prima ancora che si tenga la riunione preliminare di insediamento, in base all’art. 8 del DPR n. 362 del 14 maggio 1966 la competenza della sostituzione spetta al Dirigente Scolastico (e non al Presidente della commissione se questo ruolo viene svolto da un’altra figura), a patto che vi sia il tempo materiale per procedere. Il Dirigente deve nominare un sostituto attingendo in via prioritaria dal personale della scuola della stessa materia e non impegnato in altre commissioni d’esame. In subordine, si può incaricare un docente interno in possesso dell’abilitazione per quella specifica disciplina.

Qualora l’istituto non disponga di figure idonee tra il proprio personale, il Dirigente Scolastico procederà alla stipula di un contratto di supplenza temporanea.

Assenza durante lo svolgimento delle operazioni d’esame

Se l’assenza si verifica a esami già avviati, la competenza a disporre la sostituzione passa nelle mani del Presidente della commissione. In questo caso si seguono step molto precisi:

• il Presidente sostituisce l’assente prioritariamente con un insegnante della medesima materia che fa già parte della commissione, verificando che la scelta sia compatibile con l’organizzazione dei calendari e delle prove orali;
• se la prima opzione genera difficoltà organizzative, si ricorre a un docente della scuola non impegnato negli esami, che insegni la stessa disciplina o che sia in possesso dell’abilitazione o del titolo di studio idoneo all’accesso a quella classe di concorso, anche se titolare di un’altra materia nella scuola; l’art. 4, comma 7 del DM n. 741/2017, il quale stabilisce che i lavori di commissioni e sottocommissioni richiedono sempre la presenza di tutti i membri e che le sostituzioni spettano al Presidente tra il personale in servizio nella scuola;
• nel caso in cui la scuola non ha risorse interne disponibili, si deve ricorrere a una supplenza esterna. In questa circostanza, il Presidente individua la necessità ma l’atto formale di assunzione contrattuale spetta legalmente al Dirigente Scolastico. La supplenza verrà limitata rigorosamente ai soli giorni di effettivo impegno d’esame.

Il caso particolare del primo giorno di riunione plenaria

Una specificità riguarda l’assenza di un commissario limitatamente al primo giorno di insediamento della commissione plenaria. Durante la plenaria iniziale non si effettuano votazioni o valutazioni sugli alunni, passaggi che richiederebbero tassativamente il principio giuridico del “collegio perfetto” (obbligatorio invece per gli scrutini, l’attribuzione del voto finale e la ratifica).

Per questa ragione, se sorgono difficoltà impreviste e non si riesce a trovare un sostituto immediato, la prima riunione può comunque avere luogo nonostante l’assenza di un membro. Ciò evita di rallentare o mettere a rischio il regolare avvio delle procedure d’esame.

A livello normativo, non esistono disposizioni che annullino l’insediamento iniziale a causa di un componente mancante. Il sopracitato art. 8 del DPR n. 362 del 14 maggio 1966 specifica infatti che il Presidente provvede alla sostituzione dei docenti impediti “se necessario”. Questa formula indica che la nomina di un supplente va attivata per assenze prolungate in cui è indispensabile la totalità del collegio giudicante, mentre per un’assenza brevissima e non deliberante la sostituzione non è strettamente richiesta e potrebbe rivelarsi controproducente per la continuità didattica dell’esame.