La questione

La ricorrente precisava che la richiesta di accesso traeva origine dall’esigenza di verificare la propria posizione contributiva e previdenziale, a seguito del provvedimento dell’INPS di liquidazione del TFS, che, a suo avviso, presentava un errore nell’individuazione della data di inizio servizio nell’attività scolastica. Però, gli uffici di riferimento, anziché autorizzare l’accesso, chiedevano una copia della domanda di computo e riscatto presentata dalla docente, l’amministrazione comunicava di non avere “in fascicolo la domanda della docente in cui si chiede il riscatto del servizio predetto ai fini della buonauscita, pertanto, non può riconoscerlo. Qualora l’interessata non ne sia in possesso, possiamo solo comunicarLe, nei prossimi giorni, la data dell’incontro per la visione e l’estrazione della documentazione nonché del relativo importo da versare per i diritti di segreteria”. Contro il diniego all’accesso, la ricorrente ha, quindi, proposto ricorso al TAR, chiedendone l’annullamento, con conseguente ostensione dei documenti oggetto della propria istanza di accesso.

Sul diritto di accesso agli atti

Secondo il consolidato orientamento della giurisprudenza amministrativa, “ai sensi dell’art. 24, comma 7, della L. n. 241/90, deve essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici, senza che da parte dell’Amministrazione possa legittimamente sindacarsi la fondatezza ovvero la pertinenza delle azioni che l’interessato intenda intraprendere sicché, sotto tale profilo, è sufficiente che l’istante fornisca elementi idonei a dimostrare in maniera chiara e concreta la sussistenza di un tale astratto interesse; inoltre, una volta che l’istante abbia dimostrato il proprio interesse, è illegittimo il divieto di estrarre copia e la limitazione dell’accesso alla sola visione degli atti, che spesso non è sufficiente a consentire la tutela in sede giurisdizionale dei propri interessi” (cfr. Consiglio di Stato, sez. IV, 26 agosto 2014, n. 4286).

Orbene, osserva il TAR per la Calabria nella sua sentenza n° 01740/2024 nel caso di specie, è evidente lo stretto collegamento tra i documenti richiesti e le esigenze difensive prospettate dalla ricorrente, che riguardano la verifica della correttezza degli importi corrisposti dall’ente previdenziale e, in particolare, l’esattezza del calcolo degli anni di servizio. Né ha fondatezza l’argomento sostenuto dall’amministrazione, la quale ha rigettato la domanda di accesso, in quanto la documentazione richiesta non sarebbe in suo possesso.

Cosa deve contenere il fascicolo personale del docente?

Ai sensi dell’art. 24 e ss. del DPR n. 686/1957, il fascicolo personale di un docente dovrebbe contenere tutta la documentazione relativa all’attività lavorativa prestata (ad es. i dati anagrafici e fiscali, i contratti di lavoro, stipulati con l’istituzione scolastica, la documentazione relativa al passaggio di ruolo, così come all’assegnazione di sede definitiva, gli atti inerenti il periodo di prova, così come il decreto di conferma in ruolo, tutte le richieste di ricostruzione di carriera e anche la documentazione relativa al collocamento a riposo, quali richieste e pratiche di TFS e TFR) e dovrebbe essere in possesso dell’amministrazione resistente.

Cosa fare se la documentazione non esiste o se è conservata da altra Amministrazione?

Se la documentazione esiste, deve ricercarla ed esibirla, puntualizza il TAR calabrese, mentre nell’ipotesi di inesistenza della documentazione richiesta: se la documentazione non esiste più o non risulta materialmente in proprio possesso, assumendosi formalmente la responsabilità di quanto dichiarato, deve attestarlo in un apposito atto, chiarendo dove essa possa essere reperita (o se del caso, in che occasione sia andata distrutta); se la documentazione è invece detenuta da altra amministrazione, provvede a trasmettere alla stessa, ai sensi dell’art. 6, comma 2, del DPR n. 184 del 2006, la richiesta di accesso, onde evitare che il privato sia onerato di presentare una doppia istanza (cfr. cit. TAR Piemonte, sez. II, 3 maggio 2021, n. 454).

Le conclusioni del TAR:

In conclusione, ne consegue che il ricorso va accolto e, per l’effetto, va ordinata all’amministrazione cui l’istanza di accesso della ricorrente è stata indirizzata di esibire la documentazione eventualmente detenuta e, nel caso i documenti richiesti non fossero totalmente o parzialmente in sua disponibilità, dovrà attestare in apposito atto tale evenienza, assumendosi formalmente la responsabilità di quanto dichiarato; trattandosi di documentazione detenuta da altro soggetto pubblico, inoltre, dovrà provvedere essa stessa a inoltrare, ai sensi dell’art. 6, comma 2, del DPR n. 184/2006, la richiesta di accesso agli uffici dell’amministrazione che detiene la documentazione in questione, consegnandola alla ricorrente quando l’avrà ricevuta.