Didattica a distanza, attenzione al trattamento del dato personale (indirizzo di posta elettronica)

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di Gianfranco Scialpi, Orizzonte Scuola, 17.3.2020

– Didattica a distanza, rappresenta la risposta formativa   della scuola all’ emergenza da Coronavirus. In alcuni casi gli insegnanti sono costretti a trattare l’indirizzo di posta elettronica. E’ un dato personale, quindi occorrono delle attenzioni, tenendo presente il GDPR (2016/679), il decreto attuativo (101/18) e i pronunciamenti dl Garante della Privacy

La didattica a distanza, la risposta della scuola all’emergenza

La didattica a distanza si sta rivelando come un’interessante risposta della scuola a una situazione complicata. Mi riferisco all’emergenza da Coronavirus che ha spiazzato l’intero Paese,
In questo momento certifica la presenza della scuola. Un “essere presenti” che ovviamente si traduce in offerte differenti. Qualcuno la intende come semplice deposito di materiale didattico, lasciando poi ai genitori (scuola primaria) o agli studenti la loro gestione. Altri, invece, salgono di livello, proponendo percorsi interattivi, comunicativi e metodologie di un certo interesse.

Didattica a distanza e il trattamento dell’indirizzo di posta elettronica (dato personale)

Chi ha adottato il registro elettronico ha sicuramente meno problemi. Il primo è la familiarità tecnico-informatico con l’ambiente di lavoro. Segue la tutela legale nella gestione dei dati personali (famiglia, alunni). In altri termini il registro elettronico pur risultando uno strumento facoltativo (Cass. pen. Sez. V, Sent., (ud. 02-07-2019) 21-11-2019, n. 47241), ormai è perfettamente integrato nel sistema scolastico, in quanto l’avvio risale alla legge 135/12. Pertanto la gestione dei dati personali legati al registro elettronico è stata normalizzata (=istituzionalizzata) e le  informazioni trattate risultano coerenti con le finalità della scuola, che comportano l’ovvia minimalizzazione del dato, rendendolo pertinente e adeguato.
Invece, la decisione di adottare strumenti alternativi o sostitutivi al registro elettronico per attuare la didattica a distanza,  pone alcuni problemi sulla gestione degli indirizzi elettronici. I molti casi questi sono richiesti ai genitori per attivare la classe virtuale.
La domanda iniziale è la seguente: l’indirizzo di posta elettronica è un dato personale? La risposta è affermativa. Si legge, infatti sul sito del Garante della Privacy, facendo riferimento a un suo pronunciamento del 25 giugno 2002 “L´indirizzo di posta elettronica dell´interessato costituisce un suo dato personale. La raccolta e l´utilizzazione da parte di terzi (nella specie, al fine dell´invio di newsletter) costituisce quindi trattamento di dati personali ai sensi della normativa posta a tutela della riservatezza.

Si legge ancora:
Costituisce dato personale dell´interessato anche l´indirizzo e-mail pubblicato su un sito Internet liberamente accessibile.
(Garante 31 luglio 2002…)
L´utilizzazione dell´indirizzo di posta elettronica integra un trattamento dei dati personali del destinatario della comunicazione.
Garante 24 giugno 2003…)
L´invio di corrispondenza per finalità promozionali ad un indirizzo di posta elettronica integra un trattamento dei dati personali.
Garante 26 giugno 2003…)
E’ indubbio che l’indirizzo di posta elettronica contenga bricioline di pane cioè tracce della vita privata. Questa può essere accennata con un numero-data , un aggettivo un nomignolo…

Il trattamento del dato personale e il GDPR

Il GDPR (Regolamento europeo per il trattamento dei dati personali) e il conseguente decreto attuativo sono molto chiari.
Ribadiscono quello che già era previsto dal D.Lvo196/03. Ogni trattamento di dati personali richiede sempre il consenso esplicito del diretto interessato. Si legge infatti all’art. 9″ È vietato trattare dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona”. Questi divieti decadono, se “l’interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche”
Per essere valido il consenso deve avere queste caratteristiche:

1) inequivocabile, espresso in modo esplicito, ma anche  implicito purché sia chiara l’intenzione del diretto interessato;
2) libero non imposto o estorto anche con raggiri  linguistici;
3) specifico riferito a determinate finalità per il quale si chiede;
4) informato rimanda al principio della trasparenza che richiede chiarezza nelle finalità e modalità del trattamento

Seguono poi la verificabilità e la revocabilità del consenso che non richiedono particolari spiegazioni.

Alcune questioni e le soluzioni relative all’attivazione di classi virtuali

Tutti questi elementi rendono problematica l’attivazione di classi virtuali a latere o sostitutive il registro elettronico:

Prima questione. L’apertura   di un ambiente virtuale è un’operazione che può configurarsi come un’operazione privata o pubblica. Se questa è compiuta senza un’autorizzazione istituzionale, allora  il docente in quel momento ha un profilo privato. In altri termini la richiesta dell’email al genitore può configurarsi come un’azione arbitraria se non collegata alla sua funzione istituzionale.

Considerando l’emergenza della situazione attuale, la soluzione è semplice. E’ sufficiente che il Dirigente scolastico comunichi per iscritto e poi pubblichi sul sito della scuola una circolare.  In essa si comunica l’avvio della didattica a distanza, da parte dei docenti dell’istituto con l’utilizzo di determinati servizi che richiedono l’uso di indirizzi di posta elettronica. Meglio essere chiari, anche in presenza di più opzioni.

In questo modo le iniziative e le conseguenti richieste sono autorizzate dal Rappresentante legale dell’Istituto, assumendo il carattere istituzionale e quindi di perseguimento delle finalità   formative della scuola.

Seconda questione. L’autorizzazione non è sufficiente. E’ necessario il consenso esplicito, libero, informato e inequivocabile del genitore al trattamento del dato personale. Questo sempre va fatto dalla scuola primaria alla secondaria, in quanto quasi tutti gli studenti sono minorenni. Il caso specifico non rientra in quello previsto dal GDPR (art. 8) e dal Decreto attuativo 101/18 (art.6). Quest’ultimo prevede  che può essere il quattordicenne (decisione italiana) a gestire personalmente il consenso richiesto dalle società dei servizi dell’informazione (realtà diverse da quelle scolastiche)

Anche in questo caso la soluzione è di facile praticabilità: richiedere ai genitori un preventivo consenso scritto all’uso dell’indirizzo di posta elettronica finalizzato, al proseguimento delle attività didattiche online.
Soluzioni semplici a problemi vecchi e nuovi. Meglio essere accorti che poi trovarsi a rispondere di possibili illeciti davanti al Garante per la Privacy…

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Didattica a distanza, attenzione al trattamento del dato personale (indirizzo di posta elettronica) ultima modifica: 2020-03-17T08:30:23+01:00 da Gilda Venezia
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